تقنيات تطوير تنظيم المؤسسة (1)

ربما نسمع دائماً عن إدارة الجودة الشاملة ولكن ماهى ادارة الجودة الشاملة ولماذا وماتقدمه من جديد وكيف يمكن تطبيقها على مؤسسة موجودة بالفعل ولها نظمها وسياساتها واساليبها وهيكلها التنظيمى ، انها مؤسسة تعمل فعلاً وربما تحقق أرباحاً عالية فماذا ستقدم لنا إدارة الجودة الشاملة فى هذا الاطار ، تعالوا معى فى الموضوعات التالية لنرى الاجابة على كل تلك التساؤلات.

تقنيات تطوير تنظيم المؤسسة

لإحداث تغيرات محكمة ومخططة

ORGANIZATION DEVELOPMENT TECHNIQUES

FOR INTRODUCING PLANNED AND CONTROOLLED CHANGES

1 – تطوير تنظيم المؤسسة  Organization Development

لقد تم تعريف هذا المفهوم بطرق مختلفة هي :

أ ) يصف أحد التعاريف هذا المفهوم كفكرة تغطي الخطوات الثلاث التالية:

-مجهود طويل المدى لإحداث تغيرات مخططة قائمة على تشخيص شارك فيه أعضاء  المؤسسة .

-  برنامج يؤثر في المؤسسة ككل أو نظام مترابط  منطقياً أو جزء من ذلك .

-  هدف زيادة كفاءة تنظيم المؤسسة وتعزيز إختيارات التنظيم .

ب)  والتعريف الآخر لتطوير تنظيم المؤسسة هو :

مجهود مخطّط يشمل المؤسسة ككل ويدار من أعلى بغرض زيادة فعالية ورخاء المؤسسة عن طريق التدخل في عملياتها واللجوء إلى مهارات العلوم السلوكية .

ومن هذين التعريفيْن يمكن ملاحظة أن :

أولا :  الهدف من التغير هو المؤسسة (أو نظام فرعى كبير منها) وليس الفرد .

ثانيا :  يشارك أعضاء المؤسسة بنشاط في تشخيص المشكلات وإعداد خطط نوعية لحل هذه المشكلات .

وتمثل أنشطة التشخيص والتخطيط تلك مجتمعة في حد ذاتها دوافع كبرى للتغيير .

وتتغيَّر المؤسسات لأنها جزء من عملية تطوير شاملة وعليها أن تتفاعل مع التغيرات والقيود والمتطلبات والفرص في البيئة التي تعمل بها .

2-  مبادئ تقنيات الـ TEAM أو OD/PIP لإدارة التغيير في المؤسسات

توجد تقنيات كثيرة لتطوير تنظيم المؤسسة يمكن إستخدامها في تعريف التغير داخل المؤسسات لكسب تأييد هؤلاء الذين يشملهم الموقف الذى يحدثه كل تغيير مما يكون له أكبر الأثر في تحسين أدائهم وضمان ولائهم للمؤسسة .

عمليـــــــة الـ  TEAM

أسلوب الـ TEAM هو أحد المفاهيم المستخدمة لإعادة هيكلة المؤسسات القديمة ويعني هذا الأسلوب ما يلي:

T     شرح وتوضيح الإستراتيجية Translate Strategy، ويعني ذلك تعميم الإستراتيجية ونشرها حتى يعلمها جيداً جميع المعنيين بتنفيذها .

E     تكريس الإلتزام Enlist Commitment ، ويعني ببساطة ضمان إلتزام الأفراد بالإستراتيجية وذلك بإقناعهم بأنهم بحاجة إلى تنفيذها .

A     تنشيط التغيُّر السلوكى Activate Behavioural Change، ويعني ذلك تنشيط أداء المعنيين بإدارة التغير حتى يؤدوا أنشطة جديدة وينسوا ما كانوا يؤدونه من قبل .

M     مراقبة وتعزيز السلوك Monitor and Reinforce Behaviour ، ويشمل ذلك متابعة جميع عمليات التغير بعناية وتطبيق عمليات التصحيح الضرورية للتأكد من أن سلوك الفرد والجماعة يطابق الإستراتيجية المطلوبة .

ويتم تصميم عملية الـ TEAM بطريقة معينة بحيث تسمح بتركيز إهتمام جميع العاملين على الأهداف الحيوية للمؤسسة .

وتدل العملية ضمناً على تعاون المجموعات المختلفة في تطبيق برامج العمل الخاصة “بالأنشطة” transactions التي تقوم المؤسسة بتنفيذها . ويستخدم المصطلح TEAM لتعيين موقع كل مجموعة من الأفراد والعملية ذاتها .

(المقصود بالأنشطة Transactions سلسلة الأنشطة التي تبدأ بطلب خارجي لبضائع أو خدمات وتنتهي بتوريد هذه البضائع أو الخدمات المطلوبة . وقد يتضمن النشاط الكامل على سبيل المثال إستقبال أو إرسال معلومة أو إتخاذ أو تسجيل قرارات أو شحن منتجات أو معدات بالسفن . ويتضمن النشاط عادة حركة معلومات أو وثائق بين عدد من الأفراد ذوى وظائف مختلفة خلال إكمال النشاط.)

ويقوم كل فريق بتطوير برامج عمله الخاصة به وطرق أداء العمل التفصيلية من أجل :

-  تحديد فرص تحسين عمليات معينة .

-  تحديد أهداف تحسين خاصة وطرق قياسها .

-  الحصول على موافقة السلطات العليا على أهداف التحسين المقترحة .

-  تنفيذ البرنامج الذى تمت الموافقة عليه .

ويقصد بالفريق مجموعة من الموظفين يؤدون نشاطاً ما بطريقة جماعية .

مبادئ إسترشادية لعملية الـ

TEAM GUIDING PRINCIPLES 0F A TEAM PROCESS

1 – يجب أن يجتمع ممثلوا كل إدارة أو قسم (قد يصل عددهم إلى 40 على الأكثر ، ويقضون وقتاً قصيراً مجتمعين معاً ومعظم الوقت في مجموعات عمل صغيرة) على الأقل مرة كل شهر لتحديد برامج تحسين المؤسسة ومراجعة الإنجازات أولاً بأول .

ويجب أن يتم إختيار أعضاء الفريق في بادئ الأمر بواسطة مجموعة إدارية صغيرة ثم يوافق عليها المدير العام للمؤسسة قبل أن يبدأ الفريق أنشطته . وقد يقوم أعضاء الفريق فيما بعد بتعيين مشاركين إضافيين إذا لزم الأمر .

2 –  يجب أن يتوافر في الأعضاء المتطلبات التالية :

-  أن يكونوا خبراء بالموضوع .

-  إنتاجيتهم عالية .

-  قادرين على التحديث والتجديد وتوجيه التغير .

-  أن يكونوا على مستويات ودرجات مختلفة .

3-  يجب أن ينتخب كل فريق رئيسه أو قائده بالإجماع مع أخذ المتطلبات السابق ذكرها فى الإعتبار .

4- الإتصالات بين الأعضاء وبين الأعضاء والإدارات أو الإقسام التي يمثلونها هامة جداً حتى يتحققوا من أن جميع العاملين لديهم الفهم الكامل بأنشطة الفريق التالية :

-  تغذية عكسية دائمة قائمة على إجتماعات شهرية لأعضاء الفريق .

-  مراجعات ربع سنوية رسمية مع فريق المتابعة أو الإدارة العليا.

-  نشر ربع سنوى لتقارير مختصرة عن تقدم سير العمل بشأن تنفيذ أنشطة الفريق لقصد زيادة دافعية الأشخاص المهتمين بالأمر .

5-  تبادل مؤشرات النتائج التي تم الحصول عليها بين الفرق المختلفة داخل المؤسسة سيحفز جميع الأفراد على أن يعملوا كفريق لتحقيق الهدف .

-  يجب على جميع الفرق أن تجتمع معاً مرة أو مرتين كل عام مع المشاركة الفعالة من جانب الإدارة العليا للمؤسسة .

6-  بذل الجهود لكى تبقى إدارة العملية طبقاً لما هو مخطط .

-  ليس هناك حاجة لإنشاء عملية معقدة .

-  تخفيض العمل الإدارى إلى صورة بسيطة حتى يمكن المتابعة .

7-  يجب أن يُظهر المديرون إهتماماً وعناية بالعمل من حيث :

-  مشاركة واضحة في جميع الإتصالات الأولية .

-  تدعيم القرارات الرئيسية للبرنامج.

-  مراجعة ربع سنوية لأداء كل فريق ، تُظهِر الإهتمام والعناية والمشاركة في الأنشطة المتضمنة .

-  الإتصال الشخصى بالفرق وإعلامهم بأى أنباء سارة أو غير سارة عن الأداء المتوقع.

وفيما يلى بعض المقاييس التي تمت التوصية بها لإدخال عملية الـ TEAM في مؤسسة ما:

-  أنشئ مجموعات لكل إجراء يراد تحسينه أو إدخاله (جميع هؤلاء الأفراد المتضمنين فى الإجراء من المستويات والوحدات المختلفة بالمؤسسة).

-  إهتم بأن يشارك خبير العملية ليساعد في تنفيذ الأعمال الأولية .

-  إختبر اولاً العملية باستخدام مشروع إسترشادى قبل محاولة التوسع فيها بحيث تغطى المؤسسة كلها بـ TEAMS مختلفة كثيرة

عملية تطوير تنظيم المؤسسة والتخطيط لأداء أفضل بها OD/PIP PROCESS

تم إستحداث هذه العملية بواسطة مكتب العمل الدولى (ILO) وإختبارها بنجاح في كل المؤسسات الخاصة والعامة في الدول المتقدمة والنامية .

ويعنى إصطلاح OD/PIP تطوير تنظيم /تخطيط المؤسسة نحو أداء أفضل لها .

وفيما يلي تعريفاً تنفيذياً لمصطلح OD/PIP ثبتت جدواه كإطار ودليل عمل .

“تطوير تنظيم المؤسسة/تخطيط تحسين الأداء (OD/PIP) هو جهد نظام شامل يتضمن إدارة المؤسسة ويهدف إلى زيادة فعالية المؤسسة العامة وإزدهارها ويساعد في تحقيق الأهداف النوعية والأهداف العامة للمؤسسة من خلال تدخلات مخطَّطة في هيكلها وعملياتها وذلك بإستخدام علم الإدارة والعلوم السلوكية وأيّ معارف أخرى مناسبة ” .