تقنيات تطوير تنظيم المؤسسة (2)

المبادئ الإسترشادية لعملية تطوير تنظيم المؤسسة والتخطيط لأداء أفضل لها

 Guiding Principles of an OD/PIP

فيما يلي العناصر الأساسية والطرق الخاصة بأسلوب OD/PIP :

1 –   هي جهد مخطَّط لإحداث تغير (أسلوب ، إستراتيجية ، عملية) يتضمن :

§      المؤسسة كهدف أولى .

§      تجميع بيانات .

§      تشخيــــص  .

§      خطط وأهداف تحسين .

§      تحريـــك مـــــوارد .

§      أهداف إستراتيجيــــــة .

§      توجيه أفعال (في موقع العمل) .

§      جهد تنفيذ على مدى طويــل .

§      تقييم مستمـــــــــر .

§      عوامل تغييـــــــــر .

2 –   يوجد نظام إحتواء كامل بشأن :

§      المؤسسة ككل أو جزء كبير منها مستقل

§      جميع الأنظمة الفرعية الكبرى مثل: النظام الفرعي البشري / الثقافي والفنى / التنكنولوجي والإداري (هيكل ، سياسة ، إجراء ، الخ)

3 – توجد مشاركة على مستوى الإدارة العليا:

§      من المرغوب فيه كثيرا وجود بداية على مستوى القمة.

§      تعتبر الحالة المثلى هي الحالة التي يتفهم فيها مستوى القمة ويشارك ويدير جهد عملية OD/PIP.

§      يعتبر التصريح الأولى من القمة ببدء جهود عملية OD/PIP المطلب الأساسي الأدنى.

§      من الضروري أن يدرك شخص ما في وظيفة قيادية الحاجة إلى التغيير  .

§      يُعد الدعم الذي تقدمه الإدارة العليا مطلباً ضرورياً .

4 -  يتضمن فريق تطوير تنظيم المؤسسة :

§      إستشاريون من الداخل

§      إستشاريون من الخارج

§      إستشاريون من الداخل أو الخارج .

5 -  الطرق الرئيسية (أو التدخلات) لعملية OD/PIP هى :

§      التأثير في عمليات التخطيط ووضع الأهداف وحل المشكلات .

§      تكوين فريق الإدارة .

6 -  طرق OD/PIP المساعدة هى :

§      فحص وتغذية عكسية عن بيانات أداء فريق المؤسسة وإتجاهاته .

§      إجتماعات مواجهة داخل المؤسسة .

§      التأثير على العلاقات بين المجموعات وحل المشكلات .

§      إعادة تصميم العمل وإثراؤه .

§      تغيُّرات في هيكل المؤسسة وأنظمتها .

§      طرق موجَّهة نحو الفرد مثل العلاقات الإنسانية (حساسية مثلاً) والتدريب وبرامج التنمية الإدارية وأنشطة تدريبية وتعليمية أخرى ، مثل التدريب أو التعليم على يد مدرب خصوصى والنصح أو الإستشارة .

وهناك سببان رئيسيان لإستخدام هذه العملية مع البلدان النامية وهما:

أ )  التدريب TRAINING

وهو عملية تشمل التعرف على الحلول وتنفيذها بواسطة التدريب المناسب ، وهى بالتالي عملية ينتج عنها أفعالا تدريبية وخاصة عند تدريب المديرين على تقنيات الإدارة ، وهى حاجة ملحة يحس بها الناس في كل مؤسسة من مؤسسات الدول النامية ، حيث يتم عادة تعيين المديرين طبقاً لمهاراتهم الهندسية / الفنية وليس لأي تدريب أكاديمي في تكنولوجيا الإدارة .

ب)  الإستشارة CONSULTANCY

تغيرت الوظيفة التقليدية للإستشاري الذي كان يُحلل المشكلة ويقترح حلولا لها ، وأصبحت المؤسسة هى التي تقوم الآن بتحليل مشكلاتها الخاصة وتجد حلولها الخاصة وأصبح الإستشارى يقوم بعملية التسهيل والتعليم .

إن مهمة إستشاري العملية هى مساعدة المؤسسة في أن تحل مشاكلها الخاصة بأن يجعل العاملين بالمؤسسة على وعى وإدراك بالعمليات وبنتائج مثل هذه المشكلات وبالآليات التي تمكنها من التغيير . ويدرب إستشاري العملية العاملين بالمؤسسة على ممارسة التشخيص الذاتي والتدخل الذاتي ، وغرضه الأساسي هو تنمية القدرة على حل مشكلات زبائن المؤسسة . وبينما يهتم الإستشاري التقليدي بنقل مهارته ، فأن هدف إستشاري العملية  هو نقل مهاراته وقيمه .

.4  متى تستخدم عملية الـ TEAM أو عملية OD/PIP :

WHEN TO USE A TEAM OR OD/PIP Process

لا بد من توافر شروط معينة مقبولة إذا ما أردنا إتاحة الفرصة الصحيحة للجهد المبذول في إحداث التغيير اللازم للحصول على تحسينات كبرى في أداء المؤسسة وإزدهارها .

وتتضمن مثل هذه الشروط ما يلى :

أ )  ضغط لإحداث تغيير : Pressure for change

         يجب أن يكون هناك ضغطاً كبيراً لإحداث التغيير سواء كان هذا الضغط من داخل المؤسسة أو خارجها (سلطات الإشراف ، الزبائن ، الجمهور ، وسائل الإتصال تكنولوجيات جديدة) أو من الإثنين معاً .

ب) التشخيص والمشاركة : Diagnosis and participation

         يجب أن تشارك جميع مستويات الإدارة بنشاط في تشخيص وتحليل القطاعات التي تتعرض للمشكلات كما تشارك أيضاً في تخطيط التحسينات .

جـ)  إدخال حلول جديدة : Invention of new solutions

         يجب إدخال وتطوير حلول جديدة مثل أفكار جديدة وطرق وحلول المشكلات .

د ) تجريب الحلول الجديدة : Experimenting with new ideas

         يجب أن يكون هناك إستعداد لخوض الأخطار وإجراء التجارب بالحلول الجديدة التي تمت تجربتها على نطاق ضيق .

و ) تدعيم النتائج الإيجابية: Reinforcement of positive results

         يجب أن يكون هناك إشراف ومراجعة وتعزيز إيجابي لفترة طويلة لكي نجعل التحسينات قصيرة المدى دائمة ولضمان إنتشار جهد التغير .

.5  إقتراحات عملية لتقديم عملية تطوير تنظيم المؤسسة

Practical suggestions for introducing an OD process

عمليتا الـ TEAM والـ OD/PIP هما تقنيتان متسقتان مع إختلافات صغيرة غير قاطعة ، وبالتالى سنتكلم عن عملية تطوير تنظيم المؤسسة باستخدام مصطلحات (عملياً هى مشروع TEAMS) لتنفيذ العملية .

وكعملية ، يعتبر تطوير تنظيم المؤسسة مجهوداً مستمراً قائماً على تكرار دورة تم تحديدها بدقة والتي يمكن تمثيلها كما يلي :